Come conservare i documenti

C‘è un problema che accomuna sia le aziende (grandi o piccole che siano), che gli studi professionali, che le singole persone. Stiamo parlando della conservazione dei documenti.  Lo sappiamo che al solo sentir parlare di conservazione di documenti ti è venuto il mal di testa. Però è una di quelle cosa, che per quanto magari poco piacevoli, vanno fatte. E vanno fatte bene.

Per trovare tutto quello che ti serve (il documento da mandare al commercialista, il referto di quell’esame fatto 2 anni fa, il contratto della luce etc) è fondamentale aver conservato tutto con ordine e criterio.

Ma i documenti non vanno conservati solo ed esclusivamente per poterli consultare poi in seguito. Alcuni documenti vanno conservati per legge per diversi anni. Ed è importante quindi sia organizzarli al meglio sia, soprattutto conservarli in buone condizioni, perché siano ben leggibili ed in ottime condizioni per tutto il tempo per cui devono essere conservati.

Se te lo sei perso avevamo parlato proprio dei tempi della conservazione dei documenti cartacei in questo articolo: https://1877.eu/la-conservazione-dei-documenti-cartacei/

Ecco quindi come conservare i documenti nel migliore dei modi.

Per poter conservare al meglio i documenti è fondamentale innanzitutto averli ben organizzati. Averli ben divisi e catalogati ti renderà più semplice la consultazione nel momento in cui dovrai andare a riprendere un documento che per un qualsiasi motivo ti serva.

Ma quando hai una gran quantità di documentazione da conservare e organizzare non è semplice trovare il modo giusto. Ti diamo alcuni suggerimenti.

Come organizzare i documenti

Innanzitutto dividi i documenti per persona (o per azienda se sei uno studio) e usa questa divisione come macrocategoria.

Dividi poi i documenti per sotto- categorie: contratti coi fornitori, esami medici, dichiarazione dei redditi etc. Per ciascuna di queste divisioni organizza poi i documenti in ordine cronologico. Sarà molto più facile andare a colpo sicuro a ritrovare quello che ti serve.

Per questo lavoro di divisione sono utilissime le scatole con già inseriti i divisori. Ovviamente poi va etichettato tutto per aver sempre il contenuto delle scatole sotto controllo.

Come e dove conservare le scatole di documenti.

Una volta creato il sistema di archiviazione è fondamentale capire come salvaguardare i documenti archiviati. No, non basta solo metterli via in ordine. Bisogna adottare una serie di procedure per garantire, oltre alla reperibilità nel tempo, anche l’incorruttibilità dei documenti. Ritrovare dopo anni un documento mangiucchiato dagli insetti della carta e quindi inutilizzabile equivale a non averlo conservato affatto.  Non basta solo conservarli ma per poter essere validi devono essere uguali al momento in cui sono stati emessi.

Sono tante le variabili da tenere in considerazione perché tanti sono i nemici della carta e dei documenti: acqua, fuoco, insetti, ladri,…)

L’ideale è poterli conservare in scatole apposite, in una spazio ad hoc, al riparo da acqua, fuoco ed insetti.

Per questo noi di 1877 Stein abbiamo studiato e creato Archiviazione Sicura, il primo sistema di custodia e conservazione di archivi cartacei fatto su misura per te

Un sistema che ci permette di prenderci cura dei tuoi documenti, garantendoti la loro conservazione ottimale per tutto il tempo che necessiti. Ed in più, grazie al sistema informatico i tuoi documenti saranno catalogati in maniera efficiente. Potrai  consultare l’archivio quando vorrai e se hai bisogno di visionare un file specifico te lo faremo avere in poco tempo. Massimo 4 ore per averlo via mail o 24 ore se ti serve averlo fisicamente.

Se conservare i documenti è il  tuo problema, noi abbiamo la soluzione perfetta.

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