Conservare i documenti in sicurezza

Ricordo molto vividamente una mattina di tanti anni fa: al risveglio trovai un fermento anomalo in cucina, centinaia di fogli sparsi sul tavolo e sulle sedie della cucina e l’asciugacapelli costantemente in funzione.

Dopo alcuni giorni di pioggia abbondante mia madre era scesa in cantina e l’aveva trovata allagata: acqua alle cosce, fango e tutto ciò che era stato accuratamente (evidentemente non a sufficienza) sistemato negli armadietti rovinato. Anche i documenti importanti da conservare!

Da quella mattina abbiamo appreso una lezione importante: niente ai piani bassi dei mobili della cantina.

Ma, soprattutto, che i documenti importanti (e questo vale sia per le famiglie che, soprattutto per imprese e studi professionali) vanno affidati a chi sa conservare i documenti in totale sicurezza.

Sì, perché l’acqua e l’umidità sono solo uno dei fattori che mette a rischio i documenti.

Ci sono anche la muffa, gli insetti della carta, gli incendi, i topi e i ladri.

Tutte variabili con cui, ahimè, si può avere la sfortuna di venire a contatto e che possono rovinare irrimediabilmente i documenti.

Trovare uno spazio che soddisfi tutte le esigenze e prevenga tutti possibili problemi è pressochè impossibile.

Per quello abbiamo messo a punto il servizio di archiviazione sicura.

Cos’è archiviazione sicura

Un servizio a disposizione di professionisti, studi e aziende che vogliano stare tranquilli sapendo di avere i propri documenti in un posto sicuro. Che vogliono avere accesso al loro archivio sia in maniera digitale che cartacea. O ancora, che vogliono risparmiare con la garanzia di un servizio completo ed affidabile.

Come funziona

Preleviamo il tuo archivio, lo inscatoliano nelle speciali maxi scatole auto-montanti e lo trasportiamo al nostro magazzino di archiviazione.

Archiviazione Sicura ti offre locali protetti con sistema di sicurezza di videosorveglianza con collegamento diretto con le forze dell’ordine. Spazi non soggetti ad alluvioni e asciutti per evitare i danni dell’umidità e della muffa, regolarmente disinfestati e deratizzati per evitare brutte sorprese di fogli rosicchiati o rovinati.

Ci impegniamo a custodire con cura i tuoi faldoni in maxi scatole, di tipo americano, robuste e riciclabili al 100%, che mantengono in ottime condizioni i documenti e ti fanno risparmiare.

Ogni faldone viene protocollato nel nostro sistema informatico. I faldoni vengono inseriti nelle scatole d’archivio che vengono catalogate ed etichettate attraverso il nostro rigoroso processo di archiviazione che assicura la massima riservatezza delle tue informazioni. Ogni scatola viene posizionata nel nostro magazzino e mappatta.

Grazie al nostro sistema di tracciabilità sappiamo esattamente cosa contiene ciascuna scatola d’archivio e dove si trova. Sappiamo sempre dove sono le tue pratiche, in quale corridoio, in quale scaffale e su quale ripiano. E possiamo recuperare i documenti senza perdite di tempo.

Perché scegliere archiviazione sicura

• Garanzia di sicurezza
  Come ti abbiamo spiegato qui sopra i nostri spazi sono pensati per prevenire qualsiasi tipo di problema possa rovinare gli archivi cartacei. Sorvegliamo e monitoriamo costantemente gli spazi e scegliamo materiale di prima qualità per la conservazione.
• Risparmio
  Con Archiviazione Sicura investi solamente nello spazio che usi in base al numero di scatole e al reale spazio che occupa il tuo archivio. Non un centesimo in più.
• Spazio
  Affidando a noi i tuoi archivi recuperi spazio prezioso che puoi riassegnare ad altre funzioni.
• Facilità di consultazione
  Utilizziamo il modello Open Archival Information System (OAIS), un sistema per la gestione e diffusione on-line dei documenti digitali. È un formato standard internazionale per la codifica dei dati, basato su tecnologie informatiche open source. Ricevi le tue chiavi d’accesso per consultare il database del tuo archivio in qualsiasi momento. Inoltre puoi avere le tue pratiche quando vuoi e dove vuoi in formato digitale e/o cartaceo.

Molti ottimi motivi per affidarsi a dei professionisti dell’archiviazione, non credi?

Se hai bisogno di altre informazioni non esitare a contattarci.

A presto