Il tuo ufficio deve cambiare sede? Come organizzare il trasloco di un ufficio.

I motivi che possono spingere la tua azienda a cambiare sede possono essere tanti: necessità di maggiore spazio, evoluzione delle esigenze, incremento delle attività realizzate, necessità di vicinanza con determinati servizi, etc Qualsiasi sia la motivazione, il trasloco di un ufficio è un impegno enorme. Non solo per il trasloco in se ma anche per l’impegno che serve per farlo portando avanti anche l’attività lavorativa senza che ne risenta.

Ecco quindi alcuni suggerimenti per organizzare il trasloco di un ufficio nel miglior modo possibile.

Analizza bene le esigenze

Sia in caso di ampliamento che di ridimensionamento, il cambio di sede necessita di un’analisi molto approfondita. Un ufficio funzionale farà si che il lavoro, tuo e dei tuoi collaboratori, sia facilitato e più produttivo. Ogni dettaglio ha il suo peso. Dalla sistemazione degli arredi alle prese, dall’illuminazione delle postazioni all’ergonomicità delle sedute.

Anche per quanto riguarda il trasloco in se le esigenze di ogni singola impresa possono essere differenti. Valuta bene quali aspetti sono fondamentali, cosa ti aspetti e cosa ha maggior rilevanza per te e il tuo lavoro.

E non sottovalutare nessun aspetto.

Calcola bene i tempi

Come per ogni trasloco i tempi sono un aspetto fondamentale. Organizzati con ampio anticipo. Informati bene sui tempi necessari per le richieste dei permessi, per le volture e i nuovi allacciamenti.

Ricordati che molto probabilmente non potrai dedicarti al 100% al solo trasloco ma ci saranno esigenze lavorative da continuare a seguire e di cui ti dovrai occupare. Anche questo influisce nelle tempistiche.

Organizza il lavoro per il periodo di transizione

Affrontare un trasloco può essere un problema per il tuo business perché rischi che ti assorba completamente per diverso tempo. Fondamentale quindi organizzare per tempo il lavoro in modo tale che possa procedere nonostante l’impegno del cambio sede.

Coinvolgi i dipendenti

Fai vedere loro il nuovo spazio prima di traslocare effettivamente. Coinvolgili in alcune scelte se possibile. Ascolta le loro esigenze e tienine conto nella riorganizzazione degli spazi (sempre se possibile). Può essere un’idea funzionale creare un mansionario e dividere in modo chiaro i ruoli tra i collaboratori. Servirà ovviamente sempre un responsabile che tenga le fila di tutto il trasferimento e che faccia da riferimento per l’impresa di traslochi, ma se i collaboratori hanno ben chiaro quale sia il loro compito il peso può essere suddiviso e risultare un po’ più leggero.

Approfitta per sfoltire (decluttering) e per ottimizzare (contratti etc)

Il momento del trasloco è spesso il momento in cui fare decluttering e sfoltire le cose che, inevitabilmente, si accumulano nel tempo.Ne abbiamo parlato nel nostro articolo dedicato al decluttering efficace.

Lo stesso vale per l’ufficio. Per quanto si stia attenti, ci sono cose che rimangono nei cassetti e negli scaffali anche quando non servono più o potrebbero essere eliminati. Tutto ciò che non è più sottoposto all’obbligo di conservazione per legge può essere distrutto. Inoltre  controlla attentamente la cancelleria. Timbri, penne ed evidenziatori ormai esausti a volte rimangono nei cassetti ma è inutile portarseli dietro. Approfitta del momento in cui vengono preparati gli scatoloni per scartare tutto ciò che si può e portare nella nuova sede solo ciò che veramente deve essere spostato.

Il trasloco è anche un momento per concentrarsi sulle utenze e analizzarne la funzionalità e l’impatto economico. Dovendo spostare i contratti si può analizzare il contratto e metterlo a confronto con aziende concorrenti e valutare se sia il caso di continuare con la stessa azienda o contrattare qualche altro fornitore.
Ricordati anche di verificare il tipo di servizio offerto al nuovo indirizzo per esser sicuro che la qualità rimanga la stessa.

Affidati a professionisti

Come per la tua casa anche per il tuo ufficio affidarsi a dei professionisti può fare la differenza. Abbiamo già parlato di quanto sia importante l’attenzione e la professionalità in fase di montaggio dei mobili da ufficio. E lo stesso vale per tutte le altre fasi del trasloco. I mobili, le attrezzature e le documentazioni hanno un valore che merita le migliori cure.

Scegli con attenzione a chi affidarti.

Scrivici le tue esigenze e sapremo consigliarti al meglio.