La conservazione dei documenti cartacei

Se hai un’attività o sei un libero professionista sai bene che la documentazione amministrativa e fiscale è un argomento molto importante e complicato. E anche la sua conservazione si rivela essere un aspetto molto importante e spesso difficile da gestire.

L’articolo 2229 del codice civile recita infatti

“…Le scritture (contabili) devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti….”

E lo stesso discorso vale per i documenti contabili e fiscali, che fanno sempre riferimento al già citato articolo del codice civile. Anche tali documenti sono soggetti allo stesso tempo di conservazione.

Un bel periodo di tempo, 10 anni, in cui si accumulano documenti su documenti che vanno conservati e preservati affinché possano essere disponibili e visionabili in caso di controlli da parte degli organi competenti come Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate, Agenzia del demanio, Agenzia delle dogane e dei monopoli.

Sono quindi due i punti da tener presente a questo proposito. Da un lato la conservazione fisica di una gran quantità di documentazione importante che può necessitare di molto spazio per poter essere contenuta e catalogata. Dall’altro lato, non basta trovare uno spazio dove stipare tutta la documentazione. Bisogna esser sicuri che i documenti non corrano pericoli e si conservino in buono stato.

Per un’azienda può essere complicato trovare lo spazio sufficiente ed idoneo per conservare tutti i documenti.

Ecco perché abbiamo studiato e creato Archiviazione Sicura, il primo sistema di custodia e conservazione di archivi cartacei fatto su misura per te, la tua azienda o il tuo studio professionale.

E si, parliamo proprio di custodia perché per noi conservare la documentazione non vuol dire solo accantonare scatole.

Vuol dire prenderci cura di ogni singolo foglio. Vuol dire sistemarli in un posto asciutto e con sistemi di rilevazione di fumi per monitorare costantemente il pericolo di incendio. Significa anche tenere sotto controllo la presenza di insetti pericolosi per la carta con regolari disinfestazioni e derattizzazioni. E averli sempre sotto controllo tramite un sistema di videosorveglianza collegato con le forze dell’ordine.

Abbiamo voluto però fare di più e non limitarci alla conservazione dei tuoi documenti.

Abbiamo creato un sistema informatico che ci permette di catalogare ogni documento e mapparlo. Nel rispetto della privacy di ogni documento, sapremo sempre dove trovare ciò che cerchi quando lo cerchi per rendertelo disponibile all’occorrenza. Ricevi le tue chiavi d’accesso per consultare il database del tuo archivio in qualsiasi momento.

E se devi visionare una pratica?

Entro 4 ore te la inviamo via email. O te la spediamo via corriere. Ricevi la pratica entro 24 ore sulla tua scrivania e veniamo a riprenderla quando avrai finito per rimetterla nuovamente al sicuro.

Se vuoi informazioni su questo servizio scrivici a info@1877.eu